§ 1. Ustanowienie Nagrody:

1) ustanawia się Nagrody Prezydenta Olsztyna – Statuetki św. Jakuba, zwane dalej „Nagrodami”;

2) nagrody przyznawane są raz w roku – co do zasady za dokonania z roku poprzedzającego rok przyznania Nagrody, z zastrzeżeniem § 5 pkt. 4.

§ 2. Charakter Nagrody:

1) nagrodą jest statuetka św. Jakuba – patrona Olsztyna;

2) prezydent corocznie decyduje o przyznaniu Laureatom ewentualnej nagrody dodatkowej. Charakter tej nagrody oraz jej wysokość w przypadku nagrody finansowej ustala Prezydent.

§ 3. Cel:

Celem Nagród jest uhonorowanie osób i podmiotów, które w sposób szczególny przyczyniają się do rozwoju Olsztyna, budowy jego marki, promocji miasta oraz wzmacniania wspólnoty mieszkańców.

§ 4. Definicje:

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) Prezydencie – rozumie się przez to Prezydenta Olsztyna;

2) Organizatorze – rozumie się przez to Gminę Olsztyn reprezentowaną przez Prezydenta;

3) Kapitule – rozumie się przez to gremium doradcze wskazane w Zarządzeniu Prezydenta w sprawie powołania Kapituły Nagrody Prezydenta Olsztyna „Statuetki Świętego Jakuba”;

4) Kandydacie – rozumie się przez to osobę fizyczną, zespół/grupę lub podmiot zgłoszony do Nagrody;

5) Nominowanym – rozumie się przez to Kandydata wyłonionego do finału w danej kategorii (kategorie a-h: trzech Nominowanych; kategoria i: Kandydaci dopuszczeni przez Kapitułę do głosowania internetowego);

6) Laureacie – rozumie się przez to Nominowanego, któremu przyznano Nagrodę w danej kategorii;

7) Biurze Kapituły – rozumie się przez to komórkę organizacyjną Urzędu Miasta Olsztyna zapewniającą obsługę prac Kapituły.

§ 5. Kategorie:

1) nagrody przyznaje się w następujących kategoriach:

a) GOSPODARKA

b) NAUKA

c) KULTURA

d) SPORT

e) DZIAŁALNOŚĆ POZARZĄDOWA

f) ZA SPECJALNE ZASŁUGI DLA OLSZTYNA

g) MŁODZIEŻOWA OSOBOWOŚĆ ROKU

h) SOCIAL MEDIA

i) NAGRODA PREZYDENTA – WYBÓR INTERNAUTÓW

2) nagrody mogą być przyznawane indywidualnie albo zespołowo;

3) co do zasady, ocenie podlegają dokonania z roku poprzedzającego rok przyznania Nagrody;

4) dopuszcza się uhonorowanie osiągnięć/działań z okresu dłuższego niż rok poprzedni, jeżeli charakter przedsięwzięcia uzasadnia takie ujęcie (np. projekt wieloletni);

 5) prezydent może nie przyznać Nagrody w danej kategorii, jeżeli nie zostanie przedstawiona rekomendacja Kapituły albo żaden Kandydat nie spełni standardu Nagrody.

§ 6. Uprawnieni do zgłaszania:

1) kandydatów mogą zgłaszać: osoby indywidualne, środowiska i grupy nieformalne, organizacje

pozarządowe, instytucje, przedsiębiorcy oraz członkowie Kapituły;

2) zgłoszenie składa się na formularzu zgłoszeniowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu w terminie ogłaszanym corocznie przez Organizatora;

3) do zgłoszenia, o którym mowa w pkt. 2, Zgłaszający dołącza komplet dokumentów: oświadczenia i zgody – Załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu oraz klauzulę informacyjną – Załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu Organizator na każdym etapie może zweryfikować wiarygodność przedłożonych dokumentów;

4) wypełnione i podpisane dokumenty, o których mowa w pkt. 2 i 3 przesyła się: w formie elektronicznej (skan / plik PDF) na adres e-mail: galaprezydentaolsztyna@umo.olsztyn.eu (w tytule wiadomości należy wpisać: „Nagrody Prezydenta – zgłoszenie”) lub składa się w Biurze Kapituły;

5) za datę złożenia zgłoszenia uznaje się datę wpływu zgłoszenia na adres e-mail, o którym mowa w pkt. 4, albo datę pieczęci wpływu na dokumentach w formie papierowej;

6) organizator dopuszcza zgłoszenia indywidualne oraz zgłoszenia składane w imieniu podmiotów, o których mowa w pkt. 1, przez osoby upoważnione.

§ 7. Zgoda Kandydata na kandydowanie i nominację:

1) warunkiem przyjęcia zgłoszenia jest złożenie przez Zgłaszającego oświadczenia, że przed dokonaniem zgłoszenia uzyskał od Kandydata zgodę na udział w procedurze oraz na przetwarzanie jego danych w zakresie niezbędnym do realizacji procedury przyznawania Nagród Prezydenta Olsztyna – Statuetek św. Jakuba;

2) organizator może, przed ogłoszeniem nominacji albo przed dopuszczeniem do głosowania internetowego, wezwać Kandydata (a w przypadku osoby małoletniej – przedstawiciela ustawowego) do potwierdzenia zgody, o której mowa w pkt. 1;

3) w przypadku gdy Kandydat jest małoletni, wymagane jest działanie przedstawiciela ustawowego w zakresie oświadczeń/zgód określonych w załącznikach do niniejszego regulaminu.

§ 8. Terminy i cykl roczny:

1) kapituła dokonuje wyboru Nominowanych i rekomendacji Laureatów raz w roku, co do zasady w pierwszym kwartale każdego roku kalendarzowego;

2) wręczenie Nagród odbywa się podczas uroczystej Gali organizowanej przez Organizatora.

§ 9. Powołanie, skład i przewodnictwo:

1) kapitułę powołuje Prezydent na okres swojej kadencji;

2) skład Kapituły, w tym liczba jej członków, określone są w Zarządzeniu, o którym mowa w § 4 pkt 3;

3) prezydent jest Przewodniczącym Kapituły.

§ 10. Zasady pracy:

1) posiedzenia Kapituły są niejawne;

2) z posiedzenia sporządza się protokół obejmujący co najmniej: listę obecności, porządek obrad, listę Kandydatów, wyniki głosowań punktowych oraz rozstrzygnięcia.

§ 11. Nominowani i wybór Laureata:

1) w kategorii „a-h” Kapituła wyłania trzech Nominowanych spośród zgłoszonych Kandydatów w drodze głosowania punktowego;

2) każdy członek Kapituły, w ramach danej kategorii, może przyznać punkty maksymalnie trzem Kandydatom: 5 punktów – Kandydat najwyżej oceniony, 3 punkty – Kandydat drugi, 1 punkt –Kandydat trzeci. Pozostali Kandydaci otrzymują 0 punktów;

3) Nominowanymi zostają Kandydaci, którzy uzyskają trzy najwyższe sumy punktów w danej kategorii;

4) Laureatem w kategorii „a-h” zostaje Nominowany, który uzyska najwyższą sumę punktów podczas

głosowania w danej kategorii;

5) jeżeli w danej kategorii zgłoszono mniej niż trzech Kandydatów, Kapituła może wyłonić mniejszą liczbę Nominowanych;

6) w przypadku remisu głos decydujący należy do Prezydenta – Przewodniczącego Kapituły.

§ 12. Zasada:

1) w kategorii „i” Laureat jest wyłaniany w głosowaniu internetowym;

2) w kategorii „i” Nominowanymi stają się wszyscy Kandydaci, którzy byli brani pod uwagę w pracach Kapituły w pozostałych kategoriach, spełnili warunki formalne i złożyli wymagane dokumenty.

§ 13. Lista Nominowanych i publikacja:

1) lista Nominowanych w kategorii „i” publikowana jest na stronie do głosowania wskazanej przez Organizatora;

2) warunkiem umieszczenia Nominowanego na liście jest spełnienie warunków formalnych zgłoszenia oraz złożenie wymaganych dokumentów, o których mowa w § 6 i § 7.

§ 14. Głosowanie internetowe – zasady:

1) głosowanie internetowe na Laureata kategorii „i” trwa 7 dni od daty opublikowania listy Nominowanych;

2) oddanie głosu odbywa się w następujący sposób:

a) głosujący wybiera Nominowanego na stronie głosowania i podaje numer telefonu komórkowego;

b) głosujący otrzymuje jednorazowy kod SMS, którego wpisanie pozwoli oddać głos;

c) głos jest oddany i zarejestrowany w systemie po poprawnym użyciu kodu i otrzymaniu informacji zwrotnej o prawidłowo zarejestrowanym głosie;

3) w okresie głosowania z jednego numeru telefonu można oddać jeden głos;

4) laureatem kategorii „i” zostaje Nominowany, który otrzyma największą liczbę ważnych głosów;

5) w przypadku remisu oraz w innych kwestiach spornych rozstrzygnięcia są w gestii Prezydenta.

§ 15. Zatwierdzenie:

1) Laureatów wszystkich kategorii zatwierdza Prezydent;

2) zatwierdzenie następuje na podstawie;

a) wyników głosowania Kapituły w kategoriach „a-h”,

b) wyniku głosowania internetowego w kategorii „i” oraz listy Nominowanych  dopuszczonych przez Kapitułę.

§ 16. Odmowa przyjęcia Nagrody – przejście na kolejny wynik:

 1) jeżeli Laureat wyłoniony w danej kategorii nie wyrazi zgody na przyjęcie Nagrody lub zrezygnuje z Nagrody, Nagrodę przyznaje się Nominowanemu z drugim wynikiem w danej kategorii;

2) w przypadku kolejnej odmowy stosuje się odpowiednio zasadę z pkt. 1 (kolejny wynik);

3) odmowę lub rezygnację odnotowuje się aktach sprawy.

Rozdział VIII Postanowienia końcowe

§ 17. Obsługa organizacyjna. Obsługę organizacyjną prac Kapituły prowadzi Biuro Kapituły.